В повседневной хозяйственной деятельности практически все предприятия закупают необходимые товары за наличные денежные средства. Для этого сотрудникам предварительно (авансом) выдаются наличные деньги, за которые они должны отчитаться. Работники предприятия, отбывающие в командировки, также получают денежные средства авансом и должны быть информированы, как сделать авансовый отчет впоследствии. В случае если сотрудник имеет задолженность по предыдущему авансу, деньги под отчет ему не выдают.

Подотчетные лица и сроки

Сотрудники предприятия, получающие деньги с последующим отчетом за них, называются подотчетными лицами. В специальном приказе руководителя организации должен быть указан список лиц, имеющих право получать денежные суммы под отчет в бухгалтерии предприятия. При выезде сотрудника в командировку руководитель выдает специальный приказ, на основании которого командированному также выдаются деньги на командировочные расходы.

Приказом также должны быть установлены сроки отчета о расходах. Если они не оговорены, работник должен отчитаться в течение 3 рабочих дней по окончании срока, на который выдавался аванс. Вернувшийся из командировки сотрудник должен отчитаться за израсходованные суммы не позднее 3 рабочих дней после возвращения. Правильное и своевременное оформление авансовых отчетов позволяет избежать штрафов контролирующих органов.

Чтобы подтвердить расходы, подотчетные лица обязаны заполнить и сдать в бухгалтерию предприятия авансовые отчеты, которые являются документами первичного учета. Унифицированная форма авансового отчета № АО-1 утверждена Госкомстатом России. Документ может оформляться в бумажном и электронном виде, но только в единичном экземпляре.

Как правильно составить авансовый отчет сотруднику

На лицевой стороне бланка сотрудник, отчитывающийся за израсходованные средства, указывает номер и дату заполнения авансового отчета, наименование организации, свои фамилию, имя, отчество и должность, структурное подразделение и табельный номер. Также обязательно указывается назначение аванса.

На оборотной стороне бланка подотчетное лицо заполняет таблицу, которая содержит реквизиты документов, подтверждающих расходы. Все указанные в таблице чеки, командировочные удостоверения, квитанции, билеты на проезд нумеруются по порядку и прилагаются к документу. В обязательном порядке указываются дата его выдачи и номер. В строке напротив каждого подтверждающего документа указывается сумма понесенного расхода. По строке «Итого» проставляется итоговая сумма расходов.

Бухгалтерия: как правильно оформить авансовый отчет

Оформленный отчет с подтверждающими документами передается подотчетным лицом в бухгалтерию предприятия на проверку. Бухгалтер, принимающий отчет, выдает сотруднику расписку с номером и датой получения документа, итоговой суммой расходов и количеством приложенных подтверждающих документов.

Далее авансовый отчет заполняется бухгалтерией предприятия. На лицевой стороне бланка в таблицу вносятся данные о предыдущем авансе и сумме выданных под отчет и потраченных средств. Результат расчета заносится в графу «перерасход», если работник потратил средств больше полученного аванса. Если же потраченные средства меньше суммы аванса, результат расчета ставится в графу «остаток». Во второй таблице на лицевой стороне бланка указываются корреспондирующие счета, на которые относятся суммы расходов.

Проверив правильность оформления документов, арифметических расчетов и целевого назначения израсходованных сумм, бухгалтерия направляет подписанный главным бухгалтером авансовый отчет на утверждение руководителю предприятия. Подписанный руководителем отчет является основанием для списания подотчетных сумм.

14.04.2016

Для примера правильного составления авансового отчета будем использовать конфигурацию .

Для начала вам нужно будет открыть документ под названием «Авансовый отчет». Сделать это можно несколькими способами:

перейдите на одну из вкладок панели функций «производство»/«касса», после этого нажимаете на соответствующую позицию;

найдите в главном меню кнопку «касса» и нажмите на нее.

В журнале документов расположены все записи об этих документах. Именно здесь мы и будем создавать новый файл. Для этого нужно нажать на кнопку «+добавить».

Приступаем к заполнению самого документа. Для начала нужно заполнить все значения и реквизиты, которые находятся в шапке. Вам нужно будет выбрать значения для:

организации;

• назначения (при необходимости).

Также нужно будет обязательно выбрать физическое лицо, которое будет отчитываться за аванс. Если вы вдруг обнаружите, что в справочнике отсутствует такая запись, то ее придется создать. Причем, прерывать заполнение авансового отчета в 1С и выходить для этого из процесса заполнения не понадобится.

Чтобы выбрать физическое лицо, найдите на панели инструментов специальную кнопку «…», она находится справа в поле под названием «физ.лицо».

В форме авансового отчета представлено небольшое количество закладок, где каждая из них имеет свое определенное назначение. Сюда относится:

Важно учесть, что в закладке «Авансы» указана информация от тех документах, которые были основанием для выдачи средств. Таковыми считаются такие , как:

платежное поручение;

платежный ордер;

расходный кассовый ордер.

Как только вы нажмете на кнопку «+», в таблице появится дополнительная строка. Выбирайте необходимый тип документа. Например, деньги были выданы через кассу по РКО.

Перед вами откроется журнал кассовых ордеров, где вам нужно будет выбрать нужный документ, после чего таблица автоматически заполнится информацией РКО.

После этого необходимо заполнить следующую вкладку, то есть перечисляете все те товары, которые были куплены за выданный аванс. Например, бланки заявок. Аналогичным способом можно будет добавить товар, нажав на кнопку «+» зеленного цвета.

В том случае, когда товар был уже внесен в справочник, а все его характеристики указаны, то в разделе с авансом все столбцы заполнятся в автоматическом режиме. Далее вам нужно будет указать количество купленных товаров. Если наименований несколько, то все действия нужно будет продублировать.

Если вы развернете форму, то увидите, что есть еще дополнительное место с данными, которые можно заполнить. Например, товар был куплен у известного продавца, то можно указать название организации, внести информацию о договоре и добавить документ с расчетами.

Обратите внимание, что счета в строках устанавливаются в автоматическом режиме. А если нужного документа нет, то вы заводите его без необходимости выходить из окна, закрывать авансовый отчет 8.2 и делать все отдельно.

Если для покупки использовалась еще и тара, то нужно перейти в соответствующее поле и заполнить его. Делается это аналогично тому, как вы заполняли предыдущую закладку.

Еще один важный нюанс: вкладку «оплата» нужно использовать, если товары проходят через 631 счет. Это значит, что аванс ранее выдан не был, а непосредственно сам товар был куплен за деньги ответственного лица. В нашем же примере, заполнять эту вкладку не нужно.

Во вкладке «прочее» указывается вся информация, которая касается дополнительных затрат подотчетного лица:

• интернет для рабочих вопросов и прочее.

Еще одна важная статья расходов, которая здесь тоже указывается – командировочные расходы (если они есть). На примере показан уже полностью заполненный авансовый отчет проводки.

Когда вы нажимаете на кнопку «цены и валюта», то можете устанавливать действующую валюту и размерность цен. Когда вы будете вносить изменения в отчет, все значения автоматически пересчитываются.

После этого выводите форму ответа. Для этого нажимайте на кнопку «печать» или же на «авансовый отчет».

В процессе ведения хозяйственной деятельности каждое предприятие имеет право выдавать своим сотрудникам средства под отчет. Работник, в данном случае именуемый подотчетным лицом, обязан предоставить отчет об использовании выданных средств и приложить к нему документы, подтверждающие расходы. В данной статье мы познакомим Вас с особенностями расчетов с подотчетными лицами, а также с порядком отражения авансовых отчетов в проводках.

Согласно Налоговому кодексу, средства под отчет могут быть выданы сотруднику исключительно в целях выполнения производственной деятельности организации. Подотчетное лицо может использовать полученные деньги во время служебной командировки либо непосредственно на хозяйственные нужны. По факту понесения расходов работник предоставляет авансовый отчет по форме АО-1. К нему обязательно прилагаются счета, квитанции и прочие документы, удостоверяющие, что сотрудник понес расходы в связи с производственной необходимостью.

Расчеты с подотчетными лицами являются достаточно распространенными операциями. трудно найди бухгалтера, который хотя бы раз не столкнулся с выдачей средств сотруднику или с авансовым отчетом. Главное, о чем стоит помнить в данном случае — внимательность и скрупулезность при проверке документов, подтверждающих факт и сумму понесенных расходов работником.

Если в вашем учреждении есть расчеты с подотчетными лицами (например, покупка тех или иных товаров или услуг через подотчетных лиц или возмещение расходов сотрудника при выполнении служебных обязанностей), то вы, наверняка, используете в своей работе авансовые отчеты. В этой статье хотелось бы рассказать о правильности заполнения этих документов в программе "1С: Бухгалтерии государственного учреждения, редакция 2.0".

Что такое авансовый отчет? В программе – это документ, подтверждающий факт выдачи аванса сотруднику и отчет по расходам. Поэтому методически правильно сначала формировать в программе документ «Заявление на выдачу аванса», а затем вносить «Авансовый отчет», в котором и будет отражена отчетность подотчетного лица.
Заявление можно найти:

Создадим документ:

Заполняем документ данными:

Обращу ваше внимание на обязательство: правильнее создавать обязательство на каждое заявление подотчетного лица, поэтому в нашем примере создадим обязательство:

Чтобы наше обязательство стало видно в списке, нужно снять флаг:

После заполнения документ выглядит следующим образом:

Проведенный документ формирует следующие движения по счетам:

Затем на основании создается документ «Авансовый отчет»:

Документ состоит из четырех вкладок. Рассмотрим последовательно каждую из них
1. Аванс
На этой вкладке указывается вся информация о выданном авансе сотруднику. При формировании на основании вкладка автоматически заполняется основными данными.

Если имеется перерасход или остаток предыдущего аванса, то нужно воспользоваться кнопкой заполнения:

Также важно заполнить табличную часть, в которой следует указать денежный расходный документ на выдачу средств подотчетнику в качестве аванса:

Сформируем новую строку. Как видно на рисунке, открывается список денежных документов с отбором по контрагенту (в нашем примере - это сотрудник Зайцева Ольга Константиновна). Но так как мы не успели еще создать документ выплаты аванса – список пустой. Поэтому выплатим аванс сотруднику:

Создадим документ выплаты денежных средств:

Заполним документ:

Выберем соответствующую бухгалтерскую операцию:

Выплатим денежные средства сотруднику, установим дату исполнения документа и проведем:

Документ формирует следующие проводки:

Документ создан и проведен. Теперь вернемся к нашему авансовому отчету и попытаемся снова добавить денежный расходный документ в табличную часть вкладки «Аванс»:

Как видно, теперь добавить денежный документ есть возможность:

На этом заполнение первой вкладки окончено. После того, как подотчетное лицо приобретет необходимые материалы, основные средства, услуги и отчитается соответствующими документами в бухгалтерию – заполняется вторая вкладка «Израсходовано».
2. Израсходовано.
Опять же, благодаря созданию на основании заявления, вкладка частично заполнена. В таблице данной вкладки указываются расходы подотчетного лица. Можно просто добавлять строки с описанием затрат либо привязывать приходный документ (для этого необходимо установить флаг в первой строке):

Так как в нашем примере приобретаются книги для библиотеки, создадим и укажем документ поступления основных средств:

Данный документ формирует следующие проводки:

После того, как документ поступления готов, укажем его в табличной части:

Так как в документе поступления основных средств в табличной части уже отражены реквизиты бухгалтерской операции, в авансовом отчете автоматически устанавливается запись:

Если же вы не указывается какой-либо приходный документ, а расшифровываете расходы подотчетного лица в табличной части авансового отчета, в столбцах бухгалтерской записи полностью указываются реквизиты. Для примера добавим такую запись:

Такого рода расходы можно отнести к общехозяйственным – счет 109.80 или сразу на расходы текущего финансового года – счет 401.20:

Также хотелось бы обратить ваше внимание, что при заполнении бухгалтерской записи в таком варианте отчета по расходам при попытке открыть список бухгалтерских счетов мы увидим, что список пуст. Дело в том, что установлен отбор по корректным счетам:

Снимем отбор:

После снятия список заполняется счетами.
Вариант с отчетом без документов прихода мы рассмотрели, но так как он не подходит для нашего примера, удалим эту строчку. Вторая вкладка примет вид:

3. Сведения о внесении остатка, выдаче перерасхода.
Данная вкладка заполняется в случае, когда сумма аванса не равна сумме расходов подотчетного лица (меньше или больше). Если сумма меньше – подотчетное лицо возвращает остаток суммы (также оформляется приходный денежный документ), если сумма расходов больше и вся сумма принимается к учету – подотчетному лицу выдается перерасход (оформляется денежный документ, уже расходного характера). И в авансовом отчете на этой вкладке в табличной части указывается документ, который доказывает выдачу перерасхода или возврат остатка. В нашем примере на всю сумму были закуплены основные средства, поэтому эта вкладка останется пустой.

4. Бухгалтерская операция.
На данной вкладке, как и в других документах, указывается бухгалтерская операция, которая позволит сформировать необходимые проводки при проведении. По умолчанию в документе проставлена бухгалтерская операция:

Это произошло потому, что у данного документа от поставщика поставляется только одна бухгалтерская операция:

После заполнения проводим документ. Необходимо просмотреть, какие проводки будут сформированы документом:

В нашем примере не было создано ни одной проводки. Разберемся, правильно ли это:
- первый документ, который был нами сформирован – это заявление на выдачу аванса. Он формирует проводки по принятию денежных обязательств. То есть мы должны выплатить деньги подотчетному лицу сейчас, не когда-то, когда поступит товар, а сейчас – значит, принимаем денежные обязательства.
- далее формируется расходный денежный документ – в нашем примере это была заявка на кассовый расход. Этот документ сформировал проводки, которые «положили» денежные средства в размере 10 000 руб. с соответствующей аналитикой (субконто «Контрагент») на счет 208.31 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению основных средств». Проводки этого документа правильны.
- после того, как подотчетное лицо отчитался – нами был создан документ поступления основных средств, сформировавший проводку, в которой как раз счет 208.31 был указан по кредиту, данная проводка закрывает счет 208 и заканчивает операцию расчетов с подотчетными лицами. Подотчетное лицо больше не имеет задолженности.
- касаемо счетов раздела 5 «Санкционирование», в частности – денежные обязательства – то эти счета закрываются в конце года, в течение года суммы на этих счетах накапливаются.
Поэтому документ «Авансовый отчет» при проведении не сформировал проводок.
Рассмотрим сложившуюся ситуацию в отчете «Оборотно-сальдовая ведомость»:

Воспользуемся следующими настройками:

Сформируем отчет:

Как видно из отчета, в результате операций у нас осталось дебетовое сальдо на счете 106 – это наши капитальные сложения в основные средства, которые были приобретены через подотчетное лицо. Необходимо принять к учету с этого счета на счет 101, и в учете появится вновь приобретенное основное средство.
Также обратите внимание, что счет 208 закрылся. Это значит, что подотчетное лицо полностью отчиталось за выданный аванс.
Сохраняются остатки на счетах санкционирования, но, как я уже упоминала, это нормально, т.к. закрытие происходит в конце года.
И наконец, хотелось бы заострить ваше внимание на одном важном нюансе заполнения документов: при формировании и заполнении необходимых документов для подотчета обращайте внимание на последовательность, которая обеспечивается дата документа. То есть дата заявления на выдачу аванса должна быть самой ранней, дата авансового отчета – самая поздняя. Даты документов выдачи и принятия денежных средств, документов прихода ТМЦ, услуг должны быть внутри этого интервала.

Выдача средств организацией лицу, находящемуся с ней в трудовых отношениях, - стандартная бизнес-практика. Деньги, которые компания при участии бухгалтерии передает под отчет, сопровождаются документацией, подтверждающей их целевое использование. Документы тщательно рассматриваются контролирующими органами. Главный вопрос, волнующий сотрудников, ответственных за авансовый отчет : как бухгалтеров, так и подотчетных лиц - что можно принять к учету?

Несмотря на обилие разъясняющих писем, указаний, методических рекомендаций и инструкций, многие вопросы остаются спорными. Сотрудник, чьим «рукам» доверены подотчетные средства, постоянно вынужден думать, как собрать документы, подтверждающие его расходы, а бухгалтерия - проверять представленные бумаги и чеки построчно. В целом, для денег, выдаваемых авансом, действуют следующие правила:

1. Денежные средства выдаются на хозяйственно-операционные нужды и командировочные расходы.
2. Основание для выдачи средств - распоряжение руководителя. Руководитель принимает решение после представления подотчетным лицом заявления.
3. После осуществления расходов, на которые были отпущены средства, необходимо отразить их в отчете, приложив подтверждающие документы.
4. Представить авансовый отчет с обоснованием расходов в бухгалтерию подотчетному лицу нужно в трехдневный срок после официальной даты возвращения из командировки. Такой датой считается дата, указанная в обратном билете или путевом листе, если работник пользуется автомобилем.
5. Если работник получает денежные средства на хозяйственные нужды, то представить авансовый отчет он должен в сроки, установленные специальным распоряжением руководителя организации. Как правило, такое распоряжение оформляется в виде приложения к учетной политике организации.
6. Работники организации должны быть ознакомлены со всеми распорядительными документами, касающимися порядка выдачи денег под отчет и представления авансовых отчетов, подтверждающих расходы.

Какие документы официально принимают в качестве обоснования расходов?

• чек ККТ;
• пассажирские билеты, посадочный талон;
• товарные чеки/накладные;
• квитанции, бланки строгой отчетности (БСО) и иные формы, на основании которых можно сделать вывод об обоснованности расходов.

Приведем несколько примеров

1. Составленные на иностранном языке документы необходимо переводить на русский.

   Переводу подлежит не вся информация, указанная в документе, а только та, которая имеет существенное значение для учета.

2. Можно ли в авансовом отчете указывать даты, которые выпадают на выходные дни или праздники?

   Если рассматриваются дни нахождения в командировках, то они указываются в отчете в составе общей продолжительности командировки, определенной приказом и пассажирскими билетами (путевыми листами). За эти дни суточные выплачиваются в обычном порядке.

   Если рассматриваются дни, когда приобретаются товарно-материальные ценности или работнику оказываются какие-либо услуги, то могут возникнуть вопросы, связанные с привлечением работника к выполнению трудовых обязанностей в выходные дни. Порядок работы в выходные дни установлен Трудовым Кодексом РФ и контролируется трудовой инспекцией. Поэтому лучше избегать оформления документов в выходные дни, а как положено, отдыхать от работы. Не рекомендуется приглашать на представительский обед партнеров по бизнесу в выходной день или праздник.

3. Организация самостоятельно может разработать форму авансового отчета и утвердить ее в учетной политике.

   Обязательное применение унифицированной формы АО-1 отменено с 2013 года. На практике многие продолжают пользоваться старым «проверенным» бланком, который имеет две стороны (утвержден постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55). Первая сторона (титульная) заполняется подотчетным лицом и бухгалтером, утверждается руководителем. Вторая (оборотная) сторона заполняется подотчетным лицом и подтверждается его подписью. На второй стороне в свободных строках подотчетное лицо перечисляет все документы, которые прикладывает в подтверждение расходов.

4. Если средства выдавались не в виде наличности (из кассы), а по корпоративной карте на специально открытый для таких операций счет, процедура заполнения авансового отчета не меняется.

   Законодательство не ограничивает размер сумм, которые может выдавать организация в подотчет, они могут быть весьма значительными, но учитывать в авансовом отчете необходимо и самые небольшие выданные суммы. При этом необходимо помнить о законодательно установленных нормах по наличным расчетам между юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями - не более 100 тысяч рублей по одному договору. Если нужно закупить товары, материалы большими партиями, подотчетному лицу необходимо заранее позаботиться о согласовании с контрагентами заключение договоров на каждую партию, не превышающую указанный лимит расчетов наличными. На безналичные расчеты это ограничение не распространяется.

   Ограничения по выдаче сумм в подотчет на практике устанавливаются корпоративными правилами, которые определяются во внутренних политиках компании.

Кассовые и товарные чеки - как их принимать?

К авансовому отчету могут быть приложены любые документы. При этом данные документы должны подтверждать не только факт оплаты материальных ценностей, но и факт их получения.

Кассовый чек подтверждает только факт оплаты, поэтому его недостаточно для подтверждения факта приобретения товаров (работ, услуг).

Положением о ККТ определено, что кассовый чек - это первичный учетный документ, отпечатанный ККТ на бумажном носителе, подтверждающий факт осуществления между пользователем и покупателем (клиентом) наличного денежного расчета и (или) расчета с использованием платежных карт, содержащий сведения об этих расчетах, зарегистрированных программно-аппаратными средствами ККТ, обеспечивающими надлежащий учет денежных средств при проведении расчетов.

В настоящий момент применение кассовой техники претерпевает существенные изменения. Переход на новый порядок, современный и технологичный, позволит передавать сведения о каждой покупке в режиме on-line в налоговую инспекцию, а покупателям получать и сохранять кассовые чеки на своих мобильных устройствах.

1 июля 2017 года старый порядок прекратит свое действие. При этом у предприятий сферы услуг, владельцев торговых автоматов, а также лиц, применяющих патент и ЕНВД, то есть для малого бизнеса, который не был обязан применять ККТ, будет еще целый год для перехода на новый порядок, для них он становится обязательным с 1 июля 2018 года.

Таким образом, до середины 2018 года будут действовать два порядка оформления кассовых чеков: на старых аппаратах и новых.

Следуя прежнему порядку, необходимо проверять наличие следующих обязательных реквизитов на кассовых чеках:

• наименование организации;
• заводской номер ККТ;
• порядковый номер чека;
• дата и время покупки (оказания услуги);
• стоимость покупки (услуги);
• признак фискального режима.

Обязательным элементом нового кассового чека является QR-код, благодаря которому любой покупатель может проверить легальность осуществляемой покупки.

Необходимо помнить, что в отдельных случаях разрешено выдавать не кассовый чек, а бланк строгой отчетности (БСО).

Кассовый чек и бланк строгой отчетности должны содержать, за исключением случаев, установленных законом, следующие обязательные реквизиты:

• порядковый номер за смену;
• дата, время и место (адрес) осуществления расчета;
• наименование организации или фамилия, имя, отчество индивидуального предпринимателя;
• идентификационный номер налогоплательщика;
• применяемая при расчете система налогообложения;
• признак расчета (получение средств от покупателя - приход, возврат покупателю средств, полученных от него, - возврат прихода, выдача средств покупателю - расход, получение средств от покупателя, выданных ему, - возврат расхода;
• наименование товаров, работ, услуг, платежа, выплаты, их количество, цена за единицу с учетом скидок и наценок, стоимость с учетом скидок и наценок, с указанием ставки налога на добавленную стоимость;
• сумма расчета с отдельным указанием ставок и сумм налога на добавленную стоимость по этим ставкам;
• форма расчета (наличные денежные средства и (или) электронные средства платежа), а также сумма оплаты наличными денежными средствами и (или) электронными средствами платежа;
• должность и фамилия лица, осуществившего расчет с покупателем (клиентом), оформившего кассовый чек или бланк строгой отчетности и выдавшего (передавшего) его покупателю (клиенту);
• регистрационный номер контрольно-кассовой техники;
• заводской номер экземпляра модели фискального накопителя;
• фискальный признак документа;
• адрес сайта уполномоченного органа в сети "Интернет", на котором может быть осуществлена проверка факта записи этого расчета и подлинности фискального признака;
• абонентский номер либо адрес электронной почты покупателя (клиента) в случае передачи ему кассового чека или бланка строгой отчетности в электронной форме;
• адрес электронной почты отправителя кассового чека или бланка строгой отчетности в электронной форме в случае передачи покупателю (клиенту) кассового чека или бланка строгой отчетности в электронной форме;
• порядковый номер фискального документа;
• номер смены;
• фискальный признак сообщения.

Вместе с тем частью 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ определен перечень обязательных реквизитов, которые должен содержать любой первичный учетный документ. А именно:

1. наименование документа;
2. дата составления документа;
3. наименование экономического субъекта, составившего документ;
4. содержание факта хозяйственной жизни;
5. величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
6. наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;
7. подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

В 2016 году Верховный Суд РФ указал (определение ВС РФ от 09.03.2016 № 302-КГ16-450), что первичные документы признаются оформленными с нарушениями требований закона и не принимаются к учету в случаях:

• отсутствия в них сведений, необходимых для идентификации лиц, их подписавших;
• когда наименование купленных товаров указано нечетко (например, "хозяйственные расходы, канцелярские товары, бытовая химия, стройматериалы, расходы, детские новогодние подарки");
• отсутствует дата составления;
• не заполнены графы "количество", "цена товара";
• отсутствует подпись продавца.

Командировка: что можно учесть?

• билеты в обе стороны на авиа-, ж/д, автобусный транспорт, кассовые чеки о выдаче постельного белья;
• подтверждения расходов на проезд до вокзалов/аэропортов, находящихся за пределами городов, в труднодоступных районах;
• документы из места проживания - гостиничные счета, бланки строгой отчетности или кассовые чеки;
• страховые полисы на поездку;
• документы об оплате других сборов, связанных с поездкой;
• документы об оплате получения виз.

• наименование, серия и номер квитанции на оплату пользования легковым такси;
• наименование фрахтовщика;
• дата выдачи квитанции на оплату пользования легковым такси;
• стоимость пользования легковым такси;
• фамилия, имя, отчество и подпись лица, уполномоченного на проведение расчетов.

Таким образом, водитель легкового такси обязан выдать пассажиру по окончании поездки либо кассовый чек, отпечатанный контрольно-кассовой техникой, либо квитанцию в форме бланка строгой отчетности, которая должна содержать установленные реквизиты.

Подведем итоги

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем организации или иным лицом, имеющим соответствующие полномочия. На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

С какими сложностями можно столкнуться, заполняя авансовый отчет, что можно принять к учету и как оформлять документы, всегда готовы рассказать сотрудники BDO Unicon Outsourcing. В компании можно получить весь спектр консультаций и профессиональных услуг по